Część 1: Od Excela po oświecenie, czyli zarządzanie projektem z FlexiProject

Każdy, kto kiedykolwiek zarządzał dużym projektem, wie, że jest to jak próba synchronizacji orkiestry symfonicznej… w której każdy muzyk gra z innej partytury, a dyrygent dowiaduje się o zmianach w nutach na tydzień po ich wprowadzeniu. Brzmi znajomo?

Jako PM miałem „przyjemność” zarządzać projektem inwestycyjno-finansowym dla jednej z firm zajmujących się aktywami i inwestycjami.

W teorii – ekscytujące wyzwanie.

W praktyce – koszmar logistyki, formalności i setek plików Excela, z których każdy był „tym ostatecznym i aktualnym”. Kluczowe wyzwanie?

Zapanowanie nad skomplikowanym projektem składającym się z kilkudziesięciu zadań: od harmonogramów, przez budżet, współpracę z podwykonawcami, aż po formalności i dokumentację.

Przyznajmy to otwarcie – Excel to cudowne narzędzie… do wielu rzeczy, ale nie do zarządzania złożonymi projektami. W naszym przypadku każda aktualizacja harmonogramu oznaczała lawinę maili, błędów i nieścisłości. Zespoły operowały różnymi wersjami plików, priorytety były ustalane „na wyczucie”, a raportowanie do zarządu wyglądało jak maraton kopiuj-wklej.

Problemem nie było tylko rozproszenie informacji, ale także brak przejrzystego sposobu na monitorowanie postępów. Spotkania statusowe ciągnęły się godzinami, a raporty, które miały „wyjaśniać sytuację”, jeszcze bardziej ją komplikowały.

Jednym słowem "bałagan."

Decyzja zapadła wykorzystamy FlexiProject. Ale od czego zacząć?

Pierwszym krokiem było skonfigurowanie interfejsu tak, aby pasował do naszych procesów i realiów organizacyjnych. Wspólnie z zespołem PMO przeanalizowaliśmy, jakie informacje są kluczowe, jakie raporty generujemy najczęściej i jak wygląda przepływ pracy między działami.

Na start stworzyliśmy główny Projekt, dostosowany do naszych potrzeb. FlexiProject pozwolił nam nie tylko na wprowadzenie podstawowych informacji o projekcie, ale również na zdefiniowanie niestandardowych pól, które były dla nas kluczowe, takich jak:

• priorytety strategiczne zadań operacyjnych,
• kluczowe nieplanowane ryzyka,
• wyświetlanie własnych pól projektowych w raportach i kartach projektów.

Następnie przenieśliśmy wszystkie dotychczasowe zadania z Excela do systemu, co zajęło nam dosłownie kilka chwil dzięki opcji importu danych. W ten sposób stworzyliśmy harmonogram zadań, czyli wszystkim znany WBS (Work Breakdown Structure).

Każde zadanie zostało przypisane do konkretnej osoby, co od razu zwiększyło przejrzystość pracy i wyeliminowało wieczne pytania: „Kto właściwie się tym zajmuje?”. Było to szczególnie ważne w sytuacjach, gdzie kilka osób pracowało nad jednym złożonym tematem.

System pozwolił nam także na zebranie w jednym miejscu, na jakim etapie są poszczególne zadania i podzadania.

Dodatkowo pouzupełnialiśmy komentarze, załączniki, plany dnia oraz aktualne odchylenia od projektu, co sprawiło, że wreszcie wszystko było w jednym miejscu – zamiast na trzech różnych dokumentach Google.

Na koniec wdrożenia, wyznaczyliśmy kamienie milowe, które automatycznie ukazały się na dashboardzie projektu, wizualizując nam całość na kokpicie projektu.

Dzięki tym zmianom FlexiProject w krótkim czasie stał się naszym centralnym punktem zarządzania projektem.

A co było dalej? O tym w drugiej części czyli "Jak ujarzmiliśmy chaos zarządzania projektami?" O case study, które mogłoby uratować niejedną firmę...

Autor: Damian Dominik